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Der Konferenzraum und seine Anforderungen für eine angenehme Konferenz
TIPS und Entscheidungskriterien

Optik Wenn wir von optischen Anforderungen im Konferenzraum sprechen, so meinen wir nicht in erster Linie das Design des Raumes. Gemeint ist vielmehr die Anforderung des Raumes an die entsprechende Konferenz. Soll beispielsweise für ein größeres Publikum präsentiert werden, so wird oft auf einen Projektor (Beamer) zurück gegriffen. In diesem Fall ist es notwendig für Verdunklungsmöglichkeiten, in Form von Jalousien, oder Vorhängen, zu sorgen.
Möchten Sie eine Videokonferenz führen, so ist es für die Wiedergabe nicht immer nötig zu verdunkeln, aber aus einem anderen Grund sollten sie eher auf künstliche Lichtquellen zurückgreifen. Bei der Videokonferenz kommt es darauf an, welches Licht in den Raum einfällt. Ist im Raum eine Fensterfront, so fällt unweigerlich natürliches Licht in Form von Sonnenlicht ein. Dies ist aus mehreren Gründen zu vermeiden.

• Sonnenlicht ist um ein vielfaches intensiver als eine künstliche Lichtquelle. Dies beeinflusst die Videokonferenz ungünstig.
• Sonnenlicht ist nicht kontrollierbar. Soll heißen, sie haben keinen Einfluss darauf, ob nicht doch irgendwelche Gewitterwolken am Horizont aufziehen.
• Gerätschaften reagieren bei direkter Sonneneinstrahlung nicht wie gewünscht. Es kommt zu Störfällen.

Siehe auch Einflussfaktoren auf die Videokonferenz.
Akustik Die Akustik ist eines der am meisten unterschätzten Anforderungspunkte eines Konferenzraumes. Lassen Sie uns die nachfolgenden akustischen Eigenschaften einmal genauer betrachten:

Hall und Echo - Sicherlich werden sie sich nun über die Aussage wundern, dass Echo in einem Konferenzraum vorhanden ist. Denn so manch einer vermutet Echo eher in den Bergen, als in einem Konferenzraum, aber die Realität belehrt uns manchmal eines Besseren. Wo Hall ist, da ist Echo nicht weit entfernt. Doch wie kann das sein? Betrachten wir die Sache aus physikalischer Sicht, so handelt es sich bei Geräuschen, Sprache, oder akustische Signale immer um Schallwellen, die sich im Raum ausbreiten. Ist der Raum begrenzt, zum Beispiel durch eine Glaswand, so erhalten wir eine, fast ungebremste, Reflexion der Schallwellen, von jeder der vorhandenen Glaswände. Im schlimmsten Fall werden die Schallwellen hin und her reflektiert, bis sie soweit absorbiert wurden, dass sie abgeklungen sind. Das kann jedoch sehr lange dauern und das menschliche Ohr empfindet dies als störend. Eine Störquelle ist entstanden.

Nun stellt sich die Frage, was tun wir mit Störquellen während eines Gesprächs?
Antwort:
Wir versuchen sie zu "übertönen", indem wir lauter reden.

Wir produzieren also mehr und intensivere Schallwellen, die wiederum von der Glaswand ungebremst reflektiert werden und als störender Hall zu uns zurückkommen.
Sie ahnen es schon, auch diese Störquelle versuchen wir zu übertönen, welches uns natürlich nicht gelingen kann und bevor wir uns versehen, befinden uns wieder in der Ausgangssituation. Ein Teufelskreis entsteht.

Dieser Teufelskreis geht, unnötigerweise, mit erhöhtem Stressaufkommen einher. Die Folge: Ärger, Wut, Verzweiflung. Kein Teilnehmer geht mehr entspannt und unbelastet in diesen Konferenzraum. Plötzlich sehen wir uns mit einem Phänomen konfrontiert, welches in keinem Unternehmen gewollt ist. Die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter leidet.

Nun könnte man der Meinung sein, dass ein normaler Teppichboden die Sache aus der Welt schafft. Dem ist leider nicht so. Immer wieder kommen wir in Konferenzräume, in denen die Akustik nicht stimmt. Das mag sich nun alles dramatisch anhören, aber es gibt auch Positives zu berichten. Es ist sehr leicht positiven Einfluss auf diese Situation zu nehmen, indem man sogenannte Akustiksegel im Raum platziert.

Legen wir den Focus unserer Betrachtung auf einen weiteren Punkt, den man nicht unterschätzen sollte.

Die Dämmung des Raumes.

Die Dämmung nimmt nicht nur Einfluss auf das vorhin genannte Hallphänomen, sie ist aus einem anderen Grund wichtig. Stellen sie sich einmal vor, sie möchten an einer vertraulichen Konferenz teilnehmen und der Konferenzraum wäre nicht ausreichend gedämmt. Nicht ausreichend würde in diesem Fall bedeuten, dass ihr Gespräch auf dem Flur mitgehört werden kann. Mit welchem Gefühl würden sie in die Konferenz gehen?
Sie denken, dass ein solches Szenario übertrieben ist. Leider nicht.
Doch auch für diesen Fall haben wir eine Lösung.


Lautsprecher - Beschallung

Die Beschallung von Räumen ist ein sehr komplexes Thema. Kriterien für eine gute Beschallung sind:

• Art der Lautsprecher - Als da wären - Front-, Decken-, Einbau-, oder Aufputzlautsprecher.
• Abdeckungsbereich der Lautsprecher - Er ist ein wichtiger Faktor für die weitere Planung.
• Anzahl der Lautsprecher - Der vorgenannte Abdeckungsbereich ist ein Ausgangspunkt, für die Ermittlung der Anzahl der Lautsprecher.
• Einmessen der Lautsprecher - Im Besonderen, wenn Mikrofone zum Einsatz kommen, sollte die komplette Anlage ausgemessen werden, da es sonst zu unerwünschter Rückkopplung kommen kann.

Mikrofone - Beschallung

Kriterien für die Auswahl von Mikrofonen sind ihre Einsatzbereiche. Bei Telefon-, oder Videokonferenzsystemen ist es sehr einfach, da alle führenden Hersteller Mikrofone zu ihren Systemen bereitstellen und diese exakt auf die Anlage abgestimmt sind. Interessant wird es, wenn Mikrofone für eine Beschallung von größeren Konferenzräumen, Sälen oder Bühnen ausgewählt werden müssen.

Betrachten wir die Einsatzbereiche, so können wir grob von folgender Einteilung ausgehen.

• Tischmikrofone, sie kommen bei größeren Konferenzräumen, oder Plenarsälen zum Einsatz.
• Handmikrofone - typische Einsatzgebiete, Podiumsdiskussionen, Präsentationen mit Publikumsrückmeldung.
• Lavaliermikrofone - kommen bei Moderationen zum Einsatz.
• Kopfbügelmikrofone - werden ebenfall gerne für Moderationen eingesetzt.


Artikel "inside the conference" Copyright© 2016 Mike Frajese
Konferenztelefone Wenn wir heute einen Konferenzraum betreten, so finden wir zu 85% ein Konferenztelefon vor und wir können mit gutem Recht behaupten Konferenztelefone gehören zur Grundausstattung eines Konferenzraumes. Doch was könnte der Grund für die Anschaffung eines Konferenztelefons sein? Welche Kriterien könnten bei der Anschaffung eine Rolle spielen?

Freisprechmöglichkeit - heutige Konferenztelefone, bieten Dank ihrer exzellenter Qualität, eine realistische Konferenzatmosphäre. Quasi, als stehe man persönlich seinen Konferenzpartnern gegenüber.
Bessere Klangqualität - Dank einer integrierten Elektronik und bestens aufeinander abgestimmter Software, erzielen Konferenztelefone eine entscheidend bessere Klangqualität, als herkömmliche Telefone mit Freisprecheinrichtung.
Einfache Handhabung - auch wenn es sich bei heutigen Konferenztelefonen schon um kleine Telefonsysteme handelt, so ist einfache Bedienbarkeit eine Grundvoraussetzungen bei ihrer Auswahl.
Entscheidungsfreiheit - Bei entsprechender Installation können die Teilnehmer nach Betreten des Konferenzraumes frei wählen, ob sie eine Telefonkonferenz, oder eine Videokonferenz führen möchten.
Innovation - innovative Konferenztelefone unterstützen auch innovative Technologien, wie zum Beispiel Blue Tooth, oder Near Field Communication. Sie passen sich jeder Konferenzraumgröße an und lassen sich nach Bedarf erweitern.
Neue Technologien - Die meisten großen Netzbetreiber stellen bereits jetzt ihr Netz um. Der Trend lautet, weg von ISDN, hin zu VoIP. Eine weitere Option ist MS Lync beziehungsweise "Skype for business". Viele Unternehmen reagieren darauf, indem sie ihre Netzwerkbandbreiten anpassen und Endgeräte austauschen.

Was bedeutet das für ihre zukünftige Investition? Es bedeutet, dass sie, oder ihr Planer dieses Wissen unbedingt mit in die Planung einfliessen lassen sollten.

Sollten sie darüber hinaus Fragen zu ihrem Projekt haben, so würden wir uns über ihre Kontaktaufnahme unter info @ if2000.de sehr freuen.
Videokonferenz Sie hat sich im Laufe der Jahre zum wahren "Informationsbooster" entwickelt, die Videokonferenz. Das ist ja auch kein Wunder, denn die Netzwerkprovider stellten immer mehr Bandbreite zur Verfügung. Damit wurde es möglich, die Qualität der Videokonferenz erheblich zu verbessern. Seit ein paar Jahren sind HD Videokonferenzen möglich und wer einmal an einer HD Videokonferenz teilgenommen hat, möchte an keiner anderen Videokonferenz mehr teilnehmen.

Doch worauf sollten Ssie bei der Anschaffung eines Videokonferenzsystems achten? Wir haben hier für sie ein paar Punkte notiert, über die man sich Klarheit verschaffen sollte.

Allgemeine Vorgaben - Gibt es innerhalb ihres Unternehmens bereits Vorgaben zu solchen Systemen? Wenn ja, dann macht es wenig Sinn Systeme unterschiedlicher Hersteller zu verwenden.
Technische Vorgaben - Bitte informieren sie sich bei ihrer IT-Leitung, ob in ihrem Unternehmen ein Lync Netzwerk vorhanden ist.
Installations Vorgaben - Wie sollte ihre Videokonferenz in den Konferenzraum integriert werden? Möchten sie ein mobiles System auf einen Rollwagen, den man auch schon mal in einen anderen Konferenzraum rollen kann? Oder möchten sie eine Festinstallation.
Sollen Deckenmikrofone verwendet werden?
Systemausstattung - Möchten sie 2 Monitore verwenden, um zum Beispiel auf einem Monitor eine Präsentation zu sehen und auf dem zweiten ihren Konferenzpartner?
Zusatzausstattung - Möchten sie vielleicht ein Konferenztelefon mit ihrem Videokonferenzsystem koppeln? Soll die Bedienung noch komfortabler werden, indem sie ein Touch Panel verwenden?

Die Integration eines Videokonferenzsystems ist ein komplexes Thema, da wir es mit mehreren Gewerken zu tun haben. Häufig sind wir Schnittstelle zwischen, Schreiner, Elektriker, IT-Technikern, Möbelhersteller und selbstverständlich auch den Nutzern des Konferenzsystems.
Es gilt Signalwege zu planen, Schnittstellen anzupassen und zu guter Letzt, Menschen mit der neuen Technik vertraut zu machen.

Wir können es nicht oft genug betonen, falls eine Festinstallation für sie ein Thema sein sollte, so holen sie uns bitte rechtzeitig als erfahren Planer ins Boot. Rechtzeitig bedeutet in diesem Fall, bevor der Trockenbauer die erste Wand gezogen hat.

Für eine erste Kontaktaufnahme benutzen Sie bitte unser Kontaktformular, oder senden sie uns eine e-mail unter info @ if2000.de
Jeder Konferenzraum hat seine eigene Problematik und lässt sich nicht so ohne weiteres mit anderen Räumen vergleichen. Eine Sache die nicht zu unterschätzen ist und die wir bei jedem unserer Projekte berücksichtigen ist die Arbeitsweise der Menschen, die den Konferenzraum nutzen. Wenn auch Sie die eine, oder andere Situation in ihrem Konferenzraum haben, die optimiert werden sollte, so lassen sie uns das wissen. Nutzen Sie dazu bitte den nebenstehenden QR-Code, oder wählen Sie auf herkömmliche Art und Weise unsere Düsseldorfer Telefonnummer: 0211 / 41 85 89 -0.

Wir beraten Sie gerne.